高等學(xué)校檔案管理辦法
國家文件 2021-10-08
高等學(xué)校檔案管理辦法
第27號
根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，現(xiàn)予公布，自2008年9月1日起施行。
教育部部長 周 濟
國家檔案局局長 楊冬權(quán)
二○○八年八月二十日
高等學(xué)校檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為規(guī)范高等學(xué)校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的高等學(xué)校檔案(以下簡稱高校檔案)，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當加強管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃。
第四條 國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。
國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負責(zé)對高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
第五條 高校檔案工作由高等學(xué)校校長領(lǐng)導(dǎo)，其主要職責(zé)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，批準學(xué)校檔案工作規(guī)章制度；
(二)將檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，促進檔案信息化建設(shè)與學(xué)校其他工作同步發(fā)展；
(三)建立健全與辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的高校檔案機構(gòu)，落實人員編制、檔案庫房、發(fā)展檔案事業(yè)所需設(shè)備以及經(jīng)費；
(四)研究決定高校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助校長負責(zé)檔案工作。
第二章 機構(gòu)設(shè)置與人員配備
第六條 高校檔案機構(gòu)包括檔案館和綜合檔案室。
具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立檔案館：
(一)建校歷史在50年以上；
(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上；
(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。
未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立綜合檔案室。
第七條 高校檔案機構(gòu)是保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機構(gòu)，應(yīng)當具備符合要求的檔案庫房和管理設(shè)施。
需要特殊條件保管或者利用頻繁且具有一定獨立性的檔案，可以根據(jù)實際需要設(shè)立分室單獨保管。分室是高校檔案機構(gòu)的分支機構(gòu)。
第八條 高校檔案機構(gòu)的管理職責(zé)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，綜合規(guī)劃學(xué)校檔案工作；
(二)擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負責(zé)貫徹落實；
(三)負責(zé)接收(征集)、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管學(xué)校的各類檔案及有關(guān)資料；
(四)編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源；
(五)組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作；
(六)開展檔案的開放和利用工作；
(七)開展學(xué)校檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)；
(八)利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能；
(九)開展國內(nèi)外檔案學(xué)術(shù)研究和交流活動。
有條件的高校檔案機構(gòu)，可以申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地。
第九條 高校檔案館設(shè)館長一名，根據(jù)需要可以設(shè)副館長一至二名。綜合檔案室設(shè)主任一名，根據(jù)需要可以設(shè)副主任一至二名。
館長、副館長和綜合檔案室主任(館長和綜合檔案室主任，以下簡稱為高校檔案機構(gòu)負責(zé)人)，應(yīng)當具備以下條件：
(一)熱心檔案事業(yè)，具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職經(jīng)歷；
(二)有組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識和精神；
(三)年富力強，身體健康。
第十條 高等學(xué)校應(yīng)當為高校檔案機構(gòu)配備專職檔案工作人員。
高校專職檔案工作人員列入學(xué)校事業(yè)編制。其編制人數(shù)由學(xué)校根據(jù)本校檔案機構(gòu)的檔案數(shù)量和工作任務(wù)確定。
第十一條 高校檔案工作人員應(yīng)當遵紀守法，愛崗敬業(yè)，忠于職守，具備檔案業(yè)務(wù)知識和相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能。
第十二條 高校檔案機構(gòu)中的專職檔案工作人員，實行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級制，享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。
第十三條 高等學(xué)校對長期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員，應(yīng)當按照法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定采取有效的防護措施防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生，保障其依法享有工傷社會保險待遇以及其他有關(guān)待遇，并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補助。
第三章 檔案管理
第十四條 高等學(xué)校應(yīng)當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強化責(zé)任意識，提高學(xué)校檔案管理水平。
第十五條 高等學(xué)校應(yīng)當對紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔。文件材料的歸檔范圍是：
(一)黨群類：主要包括高等學(xué)校黨委、工會、團委、民主黨派等組織的各種會議文件、會議記錄及紀要；各黨群部門的工作計劃、總結(jié)；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于黨群管理的文件材料。
(二)行政類：主要包括高等學(xué)校行政工作的各種會議文件、會議紀錄及紀要；上級機關(guān)與學(xué)校關(guān)于人事管理、行政管理的材料。
(三)學(xué)生類：主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業(yè)生登記表等。
(四)教學(xué)類：主要包括反映教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校教學(xué)文件材料歸檔范圍》((87)教辦字016號)的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(五)科研類：按原國家科委、國家檔案局發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)〔1987〕6號)執(zhí)行。
(六)基本建設(shè)類：按國家檔案局、原國家計委發(fā)布的《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》(國檔發(fā)〔1988〕4號)執(zhí)行。
(七)儀器設(shè)備類：主要包括各種國產(chǎn)和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設(shè)備(價值在10萬元以上)的全套隨機技術(shù)文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產(chǎn)生的文件材料。
(八)產(chǎn)品生產(chǎn)類：主要包括高等學(xué)校在產(chǎn)學(xué)研過程中形成的文件材料、樣品或者樣品照片、錄像等。
(九)出版物類：主要包括高等學(xué)校自行編輯出版的學(xué)報、其他學(xué)術(shù)刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發(fā)行記錄等。
(十)外事類：主要包括學(xué)校派遣有關(guān)人員出席國際會議、出國考察、講學(xué)、合作研究、學(xué)習(xí)進修的材料；學(xué)校聘請的境外專家、教師在教學(xué)、科研等活動中形成的材料；學(xué)校開展校際交流、中外合作辦學(xué)、境外辦學(xué)及管理外國或者港澳臺地區(qū)專家、教師、國際學(xué)生、港澳臺學(xué)生等的材料；學(xué)校授予境外人士名譽職務(wù)、學(xué)位、稱號等的材料。
(十一)財會類：按財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)執(zhí)行。
高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)學(xué)校實際情況確定歸檔范圍。歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照(膠)片、錄像(錄音)帶等各種載體形式。
第十六條 高等學(xué)校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
學(xué)校各部門負責(zé)檔案工作的人員應(yīng)當按照歸檔要求，組織本部門的教學(xué)、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應(yīng)當按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律，對文件材料系統(tǒng)整理組卷，編制頁號或者件號，制作卷內(nèi)目錄，交本部門負責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向高校檔案機構(gòu)移交。
第十七條 歸檔的檔案材料應(yīng)當質(zhì)地優(yōu)良，書繪工整，聲像清晰，符合有關(guān)規(guī)范和標準的要求。電子文件的歸檔要求按照國家檔案局發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894-2002)執(zhí)行。
第十八條 高校檔案材料歸檔時間為：
(一)學(xué)校各部門應(yīng)當在次學(xué)年6月底前歸檔；
(二)各院系等應(yīng)當在次學(xué)年寒假前歸檔；
(三)科研類檔案應(yīng)當在項目完成后兩個月內(nèi)歸檔，基建類檔案應(yīng)當在項目完成后三個月內(nèi)歸檔。
第十九條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當對檔案進行整理、分類、鑒定和編號。
第二十條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家檔案局《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經(jīng)有關(guān)部門鑒定并登記造冊報校長批準后，予以銷毀。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。
第二十一條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采用先進的檔案保護技術(shù)，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經(jīng)破損或者字跡褪色的檔案，應(yīng)當及時修復(fù)或者復(fù)制。對重要檔案和破損、褪色修復(fù)的檔案應(yīng)當及時數(shù)字化，加工成電子檔案保管。
第二十二條 高校檔案由高校檔案機構(gòu)保管。在國家需要時，高等學(xué)校應(yīng)當提供所需的檔案原件或者復(fù)制件。
第二十三條 高等學(xué)校與其他單位分工協(xié)作完成的項目，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當至少保存一整套檔案。協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本以外，應(yīng)當將復(fù)制件送交高校檔案機構(gòu)保存。
第二十四條 高等學(xué)校中的個人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有。
對于個人在其非職務(wù)活動中形成的重要檔案材料，高校檔案機構(gòu)可以通過征集、代管等形式進行管理。
高校檔案機構(gòu)對于與學(xué)校有關(guān)的各種檔案史料的征集，應(yīng)當制定專門的制度和辦法。
第二十五條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當對所存檔案和資料的保管情況定期檢查，消除安全隱患，遇有特殊情況，應(yīng)當立即向校長報告，及時處理。
檔案庫房的技術(shù)管理工作，應(yīng)當建立、健全有關(guān)規(guī)章制度，由專人負責(zé)。
第二十六條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當認真執(zhí)行檔案統(tǒng)計年報制度，并按照國家有關(guān)規(guī)定報送檔案工作基本情況統(tǒng)計報表。
第四章 檔案的利用與公布
第二十七條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當按照國家有關(guān)規(guī)定公布檔案。未經(jīng)高等學(xué)校授權(quán)，其他任何組織或者個人無權(quán)公布學(xué)校檔案。
屬下列情況之一者，不對外公布：
(一)涉及國家秘密的；
(二)涉及專利或者技術(shù)秘密的；
(三)涉及個人隱私的；
(四)檔案形成單位規(guī)定限制利用的。
第二十八條 凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行相關(guān)登記手續(xù)后，均可以利用已公布的檔案。
境外組織或者個人利用檔案的，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理。
第二十九條 查閱、摘錄、復(fù)制未開放的檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責(zé)人批準。涉及未公開的技術(shù)問題，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批準。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家秘密，應(yīng)當經(jīng)學(xué)校保密工作部門批準。
第三十條 高校檔案機構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，應(yīng)當經(jīng)檔案機構(gòu)負責(zé)人批準。
加蓋高校檔案機構(gòu)公章的檔案復(fù)制件，與原件具有同等效力。
第三十一條 高校檔案開放應(yīng)當設(shè)立專門的閱覽室，并編制必要的檢索工具(著錄標準按《檔案著錄規(guī)則》(DA／T18-1999)執(zhí)行)，提供開放檔案目錄、全宗指南、檔案館指南、計算機查詢系統(tǒng)等，為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
第三十二條 高校檔案機構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機構(gòu)。
高校檔案機構(gòu)應(yīng)當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件，用于公益目的的，不得收取費用；用于個人或者商業(yè)目的的，可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費用。
社會組織和個人利用其所移交、捐贈的檔案，高校檔案機構(gòu)應(yīng)當無償和優(yōu)先提供。
第三十三條 寄存在高校檔案機構(gòu)的檔案，歸寄存者所有。高校檔案機構(gòu)如果需要向社會提供利用，應(yīng)當征得寄存者同意。
第三十四條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當積極開展檔案的編研工作。出版檔案史料和公布檔案，應(yīng)當經(jīng)檔案形成單位同意，并報請校長批準。
第三十五條 高校檔案機構(gòu)應(yīng)當采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等)，積極開展檔案宣傳工作。有條件的高校，應(yīng)當在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課。
第五章 條件保障
第三十六條 高等學(xué)校應(yīng)當將高校檔案工作所需經(jīng)費列入學(xué)校預(yù)算，保證檔案工作的需求。
第三十七條 高等學(xué)校應(yīng)當為檔案機構(gòu)提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要或者不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設(shè)標準》(建標103-2008)的要求及時進行改擴建或者新建。
存放涉密檔案應(yīng)當設(shè)有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應(yīng)當配置恒溫、恒濕、防火、防漬、防有害生物等必要設(shè)施。
第三十八條 高等學(xué)校應(yīng)當設(shè)立專項經(jīng)費，為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。
第六章 獎勵與處罰
第三十九條 高等學(xué)校對在檔案工作中做出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
(一)在檔案的收集、整理、提供利用工作中做出顯著成績的；
(二)在檔案的保護和現(xiàn)代化管理工作中做出顯著成績的；
(三)在檔案學(xué)研究及檔案史料研究工作中做出重要貢獻的；
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給高校檔案機構(gòu)的；
(五)同違反檔案法律法規(guī)的行為作斗爭，表現(xiàn)突出的。
第四十條 有下列行為之一的，高等學(xué)校應(yīng)當對直接負責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，由司法機關(guān)依法追究刑事責(zé)任。
(一)玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷毀檔案的；
(二)違反保密規(guī)定，擅自提供、抄錄、公布檔案的；
(三)涂改、偽造檔案的；
(四)擅自出賣、贈送、交換檔案的；
(五)不按規(guī)定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據(jù)為己有的；
(六)其他違反檔案法律法規(guī)的行為。
第七章 附則
第四十一條 本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)校。
第四十二條 高等學(xué)?？梢愿鶕?jù)本辦法制訂實施細則。
高等學(xué)校附屬單位(包括附屬醫(yī)院、校辦企業(yè)等)的檔案管理，由學(xué)校根據(jù)實際情況自主確定。
第四十三條 本辦法自2008年9月1日起施行。國家教育委員會1989年10月10日發(fā)布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國家教育委員會令第6號)同時廢止。
